Посылку упаковывает другой человек: что передать ему заранее
Краткий ответ
Если посылку упаковывает другой человек, разделите роли. Вы согласовываете заказ, ведёте переписку в цепочке письма и подписываете обе этикетки TRANSWAY. Упаковщик собирает места по вашему списку и сообщает вам их фактические параметры. Заранее передайте ему, какие конкретно вещи и в каком количестве упаковать, сколько мест согласовано и что уже договорено по заказу. После окончательной упаковки попросите число мест, внешние размеры и вес каждого закрытого места и что лежит в каждом. Если что-то отличается от согласованного, сообщите об этом до передачи в той же цепочке письма.
Кто за что отвечает
- вы - согласование заказа, переписка в цепочке письма, подписи на этикетках TRANSWAY и заполнение выданной формы описи;
- упаковщик - сборка мест по вашему списку и фактические параметры каждого места;
- упаковщик не подписывает этикетки TRANSWAY вместо клиента и не меняет согласованные условия заказа;
Что сообщить упаковщику
Передайте договорённости по заказу как есть, без обещаний, что любую вещь примут к отправке. Учебный пример списка: "джинсы - 2 шт.", "кожаные ботинки - 1 пара", "керамическая ваза - 1 шт.".
- какие конкретно вещи и сколько упаковать;
- как распределить их по коробкам, если вы это уже решили;
- сколько мест согласовано;
- что уже согласовано в заказе: вариант передачи и дата, если они есть;
- что можно делать с вещами при подготовке - например, снимать ли магазинную упаковку;
- что вам нужно получить после упаковки.
Как сверить содержимое
Попросите упаковщика пройти по вашему списку и отметить, что лежит в каждом месте. Такая рабочая сверка помогает, но не заменяет выданную форму описи: если отправление идёт с таможенным оформлением, форму заполняют конкретными наименованиями, количеством и остальными обязательными полями.
Фото и чеки каждой понятной вещи не требуются автоматически. Если понадобится конкретный факт, его запросят.
Что получить после окончательной упаковки
- фактическое число мест;
- внешние размеры каждого закрытого места;
- вес каждого места со всей упаковкой;
- что лежит в каждом месте;
- что пока неизвестно или предварительно - с такой пометкой, без угадывания "средней коробки".
Документы: что передать и кто подписывает
Передайте упаковщику нужные для его работы сведения и выданные инструкции согласованным личным каналом. Документы с адресами, телефонами и другими личными данными не публикуйте в общих чатах.
- выданный комплект печатается на листах A4 в масштабе 100% и разрезается по линиям;
- обе этикетки TRANSWAY подписываете вы, европейскую этикетку не подписывают;
- если вас не будет на месте, заранее согласуйте в цепочке письма передачу комплекта с вашими подписями; упаковщик или родственник не подписывает вместо вас;
- первая этикетка TRANSWAY - на бок, вторая - сверху как можно дальше от первой, европейская - на свободный бок;
- каждая этикетка целиком на ровной поверхности, без перехода через края и швы и без перекрытия штрихкодов.
Как сообщить изменения
Если число мест, вес, размеры или содержимое отличаются от согласованного, сообщите об этом до передачи в той же цепочке письма по заказу. Уже оформленные документы и этикетки сами не исправляйте и не используйте для изменённой посылки.
Готовый шаблон сообщения
Скопируйте и заполните известные сведения. Неизвестное отметьте отдельно.
Список для упаковки посылки.
Упаковать (конкретно, количество):
1)
2)
3)
По коробкам (если уже решено):
Сколько мест согласовано:
Что уже согласовано в заказе:
Можно / нельзя снимать магазинную
упаковку:
После упаковки пришли мне:
сколько получилось мест;
внешние размеры каждого места, см;
вес каждого места с упаковкой, кг;
что лежит в каждом месте;
что пока не знаешь точно.
Этикетки TRANSWAY подписываю я.
Частые вопросы
- Может ли упаковщик подписать этикетки за меня?Нет. Обе этикетки TRANSWAY подписывает клиент. Если вас не будет на месте, заранее согласуйте передачу комплекта с вашими подписями.
- Кто сообщает параметры посылки?Удобно, чтобы упаковщик передал вам фактические размеры и вес, а вы сообщили их в цепочке письма по заказу.
- Упаковщик не может взвесить коробку. Что делать?Пусть так и сообщит: неизвестный параметр помечают, а не угадывают.
- Можно отправить рабочий список вместо описи?Нет. Рабочий список помогает сверке, а для таможенного оформления заполняется выданная форма.
- Нужно ли фото каждой вещи?Не автоматически. Если понадобится конкретный факт, его запросят.
Что сделать сейчас
Перешлите упаковщику список по шаблону, дождитесь фактических параметров каждого готового места и сообщите их в цепочке письма по заказу.
Читайте также
Три связанные инструкции: расчёт, упаковка и отслеживание.