Как подготовить данные для отправки образцов и небольшого B2B-груза
Краткий ответ
Для предварительного запроса по образцам или небольшому B2B-грузу опишите каждую позицию конкретно: что это за предмет, для чего он, из чего сделан, сколько единиц и какая стоимость у каждой позиции. Добавьте маршрут, число мест, внешние размеры и вес с упаковкой, дату готовности и контактное лицо. Это бриф для оценки задачи, а не комплект оформления: если маршрут проходит с таможенным оформлением, данные потом вносятся в выданную форму. Слова "образец" или "подарок" не означают, что таможенного оформления, сертификации или ограничений нет.
Предварительный запрос и оформление - разные этапы
Бриф нужен, чтобы оценить, возможна ли отправка и какой вариант подходит. Оформление - следующий этап: для маршрута с таможенным оформлением используется выданная форма, и её обязательные поля заполняются полностью.
Бриф не заменяет выданную форму. Если вы уже заполнили форму, используйте эти данные для запроса: повторно переписывать те же сведения в отдельный документ не нужно.
Что указать по каждой позиции
Описывайте каждую позицию отдельно. Общие слова вроде "образцы продукции" или "товары для выставки" не позволяют понять, что именно отправляется.
- конкретное наименование предмета;
- назначение: образец для тестирования, выставочный экземпляр, товар для продажи и так далее;
- материал или состав и другие известные характеристики;
- количество единиц;
- стоимость за единицу и по позиции;
- есть ли у предмета особенности: хрупкость, аккумулятор, жидкость, нестандартная форма.
Учебный пример описания позиций
Пример показывает уровень конкретности, а не готовую запись для формы. Суммы не указаны намеренно - в брифе ставьте свои фактические значения.
- керамические кружки с нанесённым логотипом компании, образцы для согласования с заказчиком - 6 шт.; стоимость за единицу и итог по позиции;
- образцы обивочной ткани из полиэстера, отрезы 30 × 30 см - 10 шт.; стоимость за единицу и итог по позиции;
- печатный каталог продукции - 2 шт.; стоимость за единицу и итог по позиции.
Маршрут, места и параметры
- откуда: страна, город, индекс;
- куда: страна, город, индекс;
- количество мест;
- внешние размеры и вес с упаковкой для каждого места;
- как распределены позиции по местам - это рабочая сводка для сверки, она не заменяет таможенную опись.
Готовность и контакт
- когда груз будет готов к передаче;
- кто и где будет его передавать;
- контактное лицо для вопросов по содержимому;
- есть ли важная дата получения - она помогает планировать, но не гарантирует доставку к этому дню.
Что не меняет сути отправления
Назначение и содержание груза определяются тем, что он собой представляет, а не тем, как его назвать. Пометки "образец", "бесплатно" или "подарок" не отменяют оформления, сертификации или ограничений, если они применимы к товару и маршруту.
Не описывайте коммерческие образцы или партию как личные вещи или подарок и не занижайте стоимость. Разделение груза на несколько отправлений не меняет его содержания и назначения.
Какие документы понадобятся
Перечень документов зависит от товара, его назначения и маршрута. Для таможенного сценария заполните выданную форму и отдельно согласуйте, какие дополнительные документы нужны. Сам бриф не подтверждает выполнение всех требований.
Для экспорта из ЕС требования к товару и документам страны назначения можно проверить в официальном руководстве Еврокомиссии Access2Markets. Оно не подтверждает приём конкретного груза TRANSWAY и не заменяет проверку вашего маршрута.
Официальный источник: Access2Markets: руководство Еврокомиссии по экспорту товаров из ЕС.
Полезные инструкции: что прислать для расчёта доставки · как описать вещи и стоимость в описи · как измерить и взвесить посылку
Готовый шаблон сообщения
Скопируйте и заполните известные сведения. Неизвестное отметьте отдельно.
Здравствуйте! Хотим отправить образцы /
небольшой B2B-груз.
Компания и контактное лицо:
Откуда: страна, город, индекс
Куда: страна, город, индекс
Позиции (по каждой отдельно):
Позиция 1:
Наименование: ...
Назначение: ...
Материал или состав: ...
Количество: ...
Стоимость за единицу: ...
Итог по позиции: ...
Позиция 2:
Наименование: ...
Назначение: ...
Материал или состав: ...
Количество: ...
Стоимость за единицу: ...
Итог по позиции: ...
Особенности (хрупкость, аккумуляторы,
жидкости), если есть:
Количество мест; размеры и вес с упаковкой
каждого:
Когда груз будет готов к передаче:
Важная дата получения (если есть):
Подскажите, возможна ли отправка и что
понадобится для оформления.
Частые вопросы
- Образцы бесплатные. Нужно ли указывать стоимость?Укажите в брифе, что образцы передаются без оплаты, и назовите их фактическую стоимость, если она известна. Как отразить стоимость при оформлении, определяется выданной формой и применимыми правилами - условную сумму сами не ставьте.
- Если написать "образец", оформление будет проще?Само слово "образец" не позволяет определить требования. Сообщите реальное назначение и характеристики товара; возможность специальных условий проверяется отдельно для конкретного маршрута.
- Можно разделить партию на несколько небольших посылок?Разделение на несколько отправлений не меняет содержания и назначения груза. Описывайте каждую позицию фактически и указывайте её реальное назначение.
- Какие сертификаты понадобятся?Это проверяют для конкретного товара и страны назначения. Подготовьте точное описание и известные документы, затем согласуйте недостающее до отправки.
- Можно описать позиции общими словами, а подробности дать потом?Для оценки нужны конкретные наименования, количество и стоимость по каждой позиции. Общее описание приведёт к встречным вопросам и не подойдёт для оформления.
Что сделать сейчас
Составьте бриф по шаблону с описанием каждой позиции и отправьте его TRANSWAY через форму на сайте до подготовки груза к передаче.
Читайте также
Три связанные инструкции: расчёт, упаковка и отслеживание.