Один заказ - одна переписка: как хранить письмо, треки и документы
Краткий ответ
Храните вместе персональное сопроводительное письмо с номером заказа, актуальный комплект документов и выданные ссылки отслеживания. По действующему заказу отвечайте в той же цепочке письма. После изменения данных не используйте старый комплект: сообщите TRANSWAY до передачи. Сумму, реквизиты и действующие ссылки берите из персонального письма; личные данные из него не публикуйте.
Заведите место для заказа
Удобно завести личную папку в почте или заметку, названную по номеру заказа. Это ваш порядок хранения, а не требование: обязательных сроков хранения и формата архива эта статья не устанавливает.
Что хранить
Документы, сумма, реквизиты и подтверждённые треки приходят в персональном сопроводительном письме с номером заказа. Сохраните именно его.
- исходное сопроводительное письмо с номером заказа;
- актуальный выданный комплект документов и этикеток;
- если комплект выдавался повторно - пометку, какой из них действующий, а старый отложите отдельно;
- выданные ссылки отслеживания;
- свои записи: размеры, вес и рабочий список по коробкам - он помогает сверке, но не заменяет опись по выданной форме.
Отвечайте в той же цепочке
По действующему заказу отвечайте в той же цепочке письма: документы, изменения и вопросы остаются в одном месте. Для расчёта нового отправления используйте форму на сайте.
Если данные изменились
Не исправляйте выданные документы сами и не используйте старый комплект после изменения данных. Сообщите TRANSWAY до передачи. Если будет выдан новый комплект, отметьте его как действующий.
Треки: только выданные
По заказу могут быть выданы две ссылки отслеживания: до склада в Германии и до конечного получателя. Пользуйтесь только выданными. Не выводите трек из номера заказа и не угадывайте вторую ссылку по первой. Не угадывайте дату следующего обновления.
Оплата - по персональному письму
- сумма и реквизиты - из персонального сопроводительного письма;
- основной способ оплаты - перевод по IBAN;
- карта - только по ссылке или QR, которые уже есть в письме;
- назначение платежа - TW и номер заказа точно как в письме, без трека и названия перевозчика;
- счёт, если он нужен, запрашивается отдельно;
Что не публиковать
Реквизиты, телефоны, адреса, треки и документы из переписки не публикуйте в соцсетях, открытых чатах и отзывах. Если хотите поделиться опытом, уберите эти данные.
Полезные инструкции: как написать сообщение по отправлению · данные посылки изменились после расчёта · этапы отслеживания
Готовый шаблон сообщения
Скопируйте и заполните известные сведения. Неизвестное отметьте отдельно.
Здравствуйте!
Номер заказа (как в письме):
Вопрос по: документам / оплате /
отслеживанию / изменению данных
Действующий комплект документов: из письма
от (дата)
Выданные ссылки отслеживания (если вопрос
о них):
Что изменилось или что непонятно:
Частые вопросы
- Сколько хранить письма и документы?Обязательных сроков хранения эта статья не устанавливает. Удобно держать всё по заказу в одном месте как минимум до его завершения.
- Можно оплатить картой?Только по существующей ссылке или QR из персонального письма. Основной способ - перевод по IBAN.
- Что писать в назначении платежа?TW и номер заказа точно как в письме. Трек и название перевозчика не указывайте.
- Где запросить счёт, если он нужен?Счёт запрашивается отдельно. Напишите об этом в той же цепочке письма по заказу.
- Можно вычислить трек по номеру заказа?Нет. Пользуйтесь только выданными ссылками. Если нужной ссылки нет, спросите о ней в цепочке письма по заказу.
Что сделать сейчас
Заведите папку или заметку по номеру заказа, сохраните в неё сопроводительное письмо и действующий комплект и отвечайте только в этой цепочке.
Читайте также
Три связанные инструкции: расчёт, упаковка и отслеживание.