Несколько коробок в одной отправке: как не перепутать вещи и номера
Краткий ответ
Дайте каждой коробке внутренний номер в рабочем списке и переписке, составьте рабочий список с указанием, в какой коробке лежит каждая вещь, и запишите вес и внешние размеры каждого места отдельно. Нужно ли и как помечать сами коробки, уточните по инструкции TRANSWAY для вашего отправления. Общий вес всех коробок не заменяет данные по каждой.
Почему несколько коробок - отдельная задача
Даже для одной коробки нужно сверить содержимое, вес и этикетки. Когда мест несколько, легко перепутать, где лежит нужная вещь, какой вес у какой коробки и какая этикетка к ней относится.
Ошибки появляются, когда вещи перекладывают после составления описи или когда коробки выглядят одинаково.
Шаг 1. Пронумеруйте коробки в рабочих записях
Присвойте каждой коробке внутренний номер: 1, 2, 3 и так далее. Используйте эти номера в рабочем списке, записях веса и размеров и сообщениях TRANSWAY. Таможенную форму заполняйте по выданным полям.
Нужно ли писать номер на самой коробке и где он может находиться относительно этикеток, уточните по инструкции TRANSWAY для вашего отправления. Пока такой инструкции нет, сверяйте коробки по описи и записанным параметрам.
Шаг 2. Составьте рабочий список с привязкой к коробкам
Для сверки ведите общий рабочий список и в каждой строке указывайте номер коробки. Таможенную опись заполняйте в форме, выданной TRANSWAY для вашего отправления. Так по рабочему списку видно, где лежит каждая вещь.
- номер коробки;
- наименование вещи;
- количество;
- стоимость - по правилам заполнения описи.
Шаг 3. Измерьте и взвесьте каждое место
Каждую готовую закрытую коробку измерьте и взвесьте отдельно. Записывайте результат сразу с её внутренним номером.
Не указывайте одну "среднюю" коробку, если они заметно отличаются по размеру или весу. Общий вес можно добавить как справку, но он не заменяет данные по каждому месту.
Шаг 4. Сверьте этикетки с коробками
Когда получите документы и этикетки, проверьте, какой комплект относится к какой коробке. Наклейте этикетки по инструкции и не меняйте коробки местами после оформления.
Если после оформления вещи переложили из одной коробки в другую или изменилось количество мест, сообщите TRANSWAY до передачи. Не исправляйте документы и этикетки сами.
Пример записи
Учебный пример: числа условные. Для отправления с таможенным оформлением указывайте конкретные наименования: общих слов "одежда", "обувь" или "личные вещи" недостаточно. Пример ниже показывает распределение по коробкам и не заменяет заполненную таможенную опись с обязательными полями.
- Коробка 1 - 40 × 30 × 25 см; 6,4 кг; хлопковые футболки - 3 шт., джинсы - 2 шт., кожаные ботинки - 1 пара;
- Коробка 2 - 42 × 32 × 28 см; 7,1 кг; печатные книги: укажите название каждой книги и количество экземпляров;
- Всего - 2 места.
Фото - для себя, а не обязательное условие
Фото содержимого каждой коробки перед закрытием помогает вам самим вспомнить, что где лежит. Самостоятельно фотографировать каждую понятную вещь не требуется. Если TRANSWAY запросил конкретное фото для уточнения, отправьте его в цепочке заказа. Публиковать фото с адресом и этикетками в открытом доступе не нужно.
Полезные инструкции: как упаковать посылку · какие данные получателя нужны · что прислать для расчёта
Готовый шаблон сообщения
Скопируйте и заполните известные сведения. Неизвестное отметьте отдельно.
Здравствуйте! Готовлю отправку из
нескольких коробок.
Маршрут: откуда - страна, город, индекс;
куда - страна, город, индекс.
Количество мест:
Коробка 1: длина × ширина × высота, см;
вес с упаковкой, кг; конкретные предметы и
количество:
Коробка 2: длина × ширина × высота, см;
вес с упаковкой, кг; конкретные предметы и
количество:
Какие сведения пока предварительные:
Подскажите, нужно ли как-то помечать сами
коробки и какой следующий шаг.
Частые вопросы
- Можно указать общий вес всех коробок?Как дополнение - да, но он не заменяет вес и размеры каждого места.
- Будет ли отдельная цена за каждую коробку?Порядок расчёта зависит от выбранного варианта доставки. Уточните его в предложении по вашему отправлению.
- Можно переложить вещи после того, как опись готова?Можно, но затем обновите опись, вес и размеры. Если документы уже оформлены, сообщите TRANSWAY до передачи.
- Можно ли написать номер прямо на коробке?Уточните это у TRANSWAY для вашего отправления. Без согласованной инструкции используйте внутренние номера в описи и переписке и не наносите пометки рядом с местами для этикеток.
Что сделать сейчас
Присвойте коробкам внутренние номера, составьте рабочий список с номером коробки в каждой строке; таможенную опись заполните по выданной форме и пришлите TRANSWAY вес и размеры каждого места.
Читайте также
Три связанные инструкции: расчёт, упаковка и отслеживание.